Slotly: lista de inscrição de voluntários no Google Forms

Slotly é uma lista de inscrição de voluntários no Google Forms: cada pessoa deixa os dados de contato, marca os turnos que pode cobrir e escolhe a função que prefere. Ela serve para feiras escolares, eventos beneficentes, mutirões de limpeza e dias de portas abertas de clubes. Visualize o formulário, copie para o seu Drive e troque os turnos de exemplo pelas suas datas e horários.

Uma lista de inscrição no Google Forms com horários

O formulário tem duas páginas. Seus dados pede nome e e-mail (os dois obrigatórios) e um telefone opcional para mudanças de última hora. Escolha seus turnos lista cinco turnos de exemplo entre sábado e domingo como caixas de seleção, para que uma pessoa possa pegar vários. Uma pergunta de múltipla escolha pergunta qual função combina com ela (montagem, recepção, comida e bebida, limpeza ou onde for preciso), e um campo de parágrafo recolhe o que a organização precisa saber. A seção de privacidade fecha o formulário.

Se cada voluntário deve pegar só um turno, mude a pergunta de turnos de caixas de seleção para múltipla escolha. Para uma lista longa de datas, uma lista suspensa mantém a página curta.

Uma lista de inscrição do Google Forms consegue limitar cada turno?

Não, e é melhor saber disso antes de compartilhar o link. O Google Forms não tem limite de vagas por opção: quando o turno de sábado de manhã já tem gente suficiente, essa opção continua na lista até você mudá-la. O editor atual pode encerrar o formulário inteiro numa data ou depois de um número definido de respostas, mas esse limite vale para o formulário, não para cada turno. Há três jeitos práticos de contornar isso:

• Acompanhe as respostas e edite o rótulo de um turno cheio para dizer que está lotado, ou apague a opção.
• Faça uma cópia do formulário por turno e encerre cada cópia quando ela lotar.
• Instale pelo Google Workspace Marketplace um complemento que limita escolhas e esconde uma opção quando ela atinge o número que você definir. Teste antes num formulário reserva.

Como personalizar o modelo de lista de inscrição no Google Forms

1. Substitua os turnos de exemplo pelos seus dias e horários, uma opção por turno.
2. Renomeie as funções com as tarefas de que o seu evento realmente precisa.
3. Planeje os lembretes. O Google Forms não os envia, então escreva você mesmo aos voluntários a partir da planilha de respostas um ou dois dias antes do turno.
4. Substitua o texto de privacidade entre colchetes pelo seu próprio aviso e por um link para a sua política de privacidade.

Usando um formulário do Google para inscrição de voluntários

Deixe "Limitar a 1 resposta" desativado, a não ser que todos os seus voluntários usem conta do Google, porque essa opção obriga todo mundo a fazer login. Vincule o formulário ao Google Sheets na guia Respostas: cada inscrição vira uma linha que você pode filtrar por turno ou por função, e é ali que você vê quais turnos ainda estão com pouca gente. Se as pessoas precisarem trocar de turno, ative a edição de respostas em Configurações antes de compartilhar.

Quando o evento também precisa de participantes, combine a lista com o formulário de inscrição em evento ou com o formulário de confirmação de presença. O restante do conjunto está nos modelos Google Forms para eventos, e o guia para copiar um formulário mostra como conseguir a sua própria cópia editável.