Slotly: Formulir Pendaftaran Relawan di Google Form

Slotly adalah formulir pendaftaran relawan di Google Form: orang mengisi data kontak, mencentang jadwal yang bisa mereka ambil, dan memilih peran yang mereka inginkan. Cocok untuk bazar sekolah, acara amal, kerja bakti lingkungan, dan open house klub. Lihat pratinjau formulirnya, lalu salin ke Drive Anda dan ganti contoh jadwal dengan tanggal dan jam Anda sendiri.

Formulir pendaftaran di Google Form dengan pilihan jadwal

Formulir ini punya dua halaman. Data Anda menanyakan nama dan email (keduanya wajib) serta nomor telepon opsional untuk perubahan mendadak. Pilih jadwal menampilkan lima contoh giliran pada hari Sabtu dan Minggu dalam bentuk kotak centang, sehingga satu orang bisa mengambil beberapa giliran. Satu pertanyaan pilihan ganda menanyakan peran yang cocok (persiapan tempat, meja penerima tamu, makanan dan minuman, bersih-bersih, atau di mana saja yang dibutuhkan), dan satu kotak paragraf menampung hal yang perlu diketahui panitia. Bagian privasi menutup formulir.

Jika setiap relawan hanya boleh mengambil satu giliran, ubah pertanyaan jadwal dari kotak centang menjadi pilihan ganda. Untuk daftar tanggal yang panjang, drop-down membuat halaman tetap ringkas.

Bisakah formulir pendaftaran Google Form membatasi setiap jadwal?

Tidak, dan lebih baik Anda tahu sebelum membagikan tautannya. Google Form tidak punya kuota per opsi: saat giliran Sabtu pagi sudah cukup orang, opsi itu tetap ada di daftar sampai Anda mengubahnya. Editor saat ini bisa menutup seluruh formulir pada tanggal tertentu atau setelah sejumlah respons, tetapi batas itu berlaku untuk formulir, bukan untuk setiap jadwal. Ada tiga cara praktis untuk mengatasinya:

• Pantau respons dan ubah label jadwal yang sudah penuh menjadi "penuh", atau hapus opsinya.
• Buat satu salinan formulir untuk setiap jadwal dan tutup masing-masing saat sudah terisi.
• Pasang add-on pembatas pilihan dari Google Workspace Marketplace, yang menyembunyikan opsi begitu mencapai jumlah yang Anda tetapkan. Uji dulu di formulir cadangan.

Menyesuaikan template formulir pendaftaran Google Form

1. Ganti contoh jadwal dengan hari dan jam Anda sendiri, satu opsi untuk setiap giliran.
2. Ganti nama peran sesuai tugas yang benar-benar dibutuhkan acara Anda.
3. Rencanakan pengingat. Google Form tidak mengirimkannya, jadi kirim sendiri email ke relawan dari spreadsheet respons satu atau dua hari sebelum giliran mereka.
4. Ganti teks privasi dalam tanda kurung siku dengan pemberitahuan Anda sendiri dan tautan ke kebijakan privasi Anda.

Memakai Google Form untuk pendaftaran relawan

Biarkan "Batasi ke 1 respons" nonaktif kecuali semua relawan memakai akun Google, karena setelan itu mewajibkan semua orang login. Tautkan formulir ke Google Spreadsheet dari tab Respons: setiap pendaftaran menjadi satu baris yang bisa difilter berdasarkan jadwal atau peran, dan di sanalah Anda melihat giliran mana yang masih kekurangan orang. Jika orang perlu mengganti jadwalnya, aktifkan pengeditan respons di Setelan sebelum membagikan.

Jika acara Anda juga memerlukan peserta, pasangkan formulir ini dengan formulir pendaftaran acara atau formulir RSVP. Template lainnya ada di template Google Form untuk acara, dan panduan menyalin menunjukkan cara mendapatkan salinan yang bisa Anda edit.