Eventra: modelo Google Forms de inscrição em eventos

Eventra é um modelo Google Forms de inscrição para congressos, oficinas, encontros e dias de treinamento: primeiro os dados do participante, depois o tipo de ingresso, a modalidade de participação e as sessões, e por fim algumas perguntas de logística e uma seção de privacidade. Abra a visualização para percorrer as três páginas, copie o formulário para o seu Drive e troque os ingressos e as sessões de exemplo pelos seus.

Inscrição em eventos no Google Forms para congressos e oficinas

Um formulário de inscrição tem uma função diferente de uma confirmação de presença. A confirmação pergunta ao convidado se ele vem; a inscrição reúne o que você precisa para organizar cada participante: quem é, qual ingresso tem, se vai estar na sala ou on-line e de quais sessões pretende participar. Se você só precisa de um sim ou não e da contagem de pessoas, o formulário de confirmação de presença é mais curto. Se precisa de gente para cobrir turnos ou tarefas, e não para assistir, use a lista de inscrição de voluntários.

Como este modelo de formulário de inscrição está organizado

O formulário se divide em três páginas com barra de progresso, para que ninguém dê de cara com uma rolagem sem fim. Dados do participante pede nome e e-mail (os dois obrigatórios), um telefone opcional, a empresa e o cargo. Inscrição reúne as decisões: o tipo de ingresso e a escolha entre presencial e on-line, ambos obrigatórios, uma lista de caixas de seleção com as sessões e uma escala de 0 a 5 para o número de acompanhantes. Preferências cobre o cardápio (padrão, vegetariano ou vegano), como a pessoa ficou sabendo do evento e um campo aberto para perguntas. Não há ramificação: todos os inscritos veem todas as páginas, e assim a planilha de respostas mantém a mesma ordem de colunas para todo mundo.

A pergunta do cardápio fica numa preferência de propósito. Perguntas sobre alergias e dietas podem revelar informações de saúde, então, se você precisar delas, colete-as separadamente e com um motivo claro.

Como personalizar o modelo Google Forms para o seu evento

1. Renomeie o arquivo e o título do formulário, e escreva na descrição a data, o local e o horário de início.
2. Substitua os quatro tipos de ingresso e as cinco sessões de exemplo pelos seus. Apague On-line se o evento for só presencial, e apague a escala de acompanhantes se os ingressos forem individuais.
3. Tire Empresa e Cargo num evento aberto ao público ou comunitário, onde eles não acrescentam nada.
4. Coloque como opções de origem os canais onde você realmente divulga o evento.
5. Substitua o texto de privacidade entre colchetes por quem coleta os dados e por quê, com um link para a sua política de privacidade.

Configurações do formulário de inscrição para revisar antes de compartilhar

O Google Forms não envia e-mails aos participantes por conta própria. Se você quer que cada pessoa receba uma cópia das respostas, ative a coleta de endereços de e-mail na guia Configurações e apague a pergunta de e-mail, para que ninguém digite o endereço duas vezes. Deixe "Limitar a 1 resposta" desativado, a não ser que todos os participantes tenham conta do Google, porque essa opção obriga a fazer login.

Vale conhecer dois limites antes. Um formulário do Google não recebe pagamentos: para ingressos pagos, envie os dados de pagamento por e-mail depois da inscrição. Ele também não consegue limitar as vagas de um tipo de ingresso ou de uma sessão; o editor atual pode encerrar o formulário inteiro numa data ou depois de um número de respostas, e uma sessão lotada precisa ser retirada à mão ou controlada com um complemento do Marketplace. Vincule o formulário ao Google Sheets na guia Respostas para ter uma linha por participante, pronta para filtrar por ingresso ou por sessão.

Mais modelos para organizadores estão nos modelos Google Forms para eventos, e o guia para copiar um formulário explica como renomear, vincular as respostas e compartilhar.