Slotly: Helferliste als Google Forms Vorlage

Slotly ist eine Helferliste in Google Forms: Freiwillige hinterlassen ihre Kontaktdaten, kreuzen die Zeitfenster an, die sie übernehmen können, und wählen die Aufgabe, die sie am liebsten machen. Sie eignet sich für Schulfeste, Benefizveranstaltungen, Aufräumaktionen im Viertel und Tage der offenen Tür im Verein. Sehen Sie sich das Formular in der Vorschau an, kopieren Sie es dann in Ihr Drive und tauschen Sie die Beispielschichten gegen Ihre eigenen Tage und Uhrzeiten.

Eine Eintragungsliste mit Zeitfenstern in Google Forms

Das Formular hat zwei Seiten. Ihre Angaben fragt nach Name und E-Mail (beides Pflicht) und nach einer optionalen Telefonnummer für kurzfristige Änderungen. Schichten auswählen listet fünf Beispielschichten an einem Samstag und einem Sonntag als Kästchen auf, sodass eine Person mehrere übernehmen kann. Eine Multiple-Choice-Frage fragt, welche Aufgabe passt (Aufbau, Empfang, Essen und Getränke, Aufräumen oder wo ich gebraucht werde), und ein Absatzfeld sammelt alles, was die Organisatoren wissen sollten. Der Abschnitt zum Datenschutz schließt das Formular ab.

Soll jede helfende Person nur eine Schicht übernehmen, ändern Sie die Schichtfrage von Kästchen auf Multiple Choice. Bei einer langen Liste von Terminen hält ein Drop-down die Seite kurz.

Kann eine Helferliste in Google Forms jedes Zeitfenster begrenzen?

Nein, und das sollten Sie wissen, bevor Sie den Link teilen. Google Forms kennt keine Kapazität pro Option: Hat die Schicht am Samstagvormittag genug Leute, bleibt die Option in der Liste, bis Sie sie ändern. Der aktuelle Editor kann das ganze Formular zu einem Datum oder nach einer festgelegten Zahl von Antworten schließen, diese Grenze gilt aber für das Formular, nicht für die einzelne Schicht. Es gibt drei praktische Auswege:

• Die Antworten im Blick behalten und die Beschriftung einer vollen Schicht so ändern, dass sie als voll gekennzeichnet ist, oder die Option löschen.
• Eine Kopie des Formulars pro Schicht erstellen und jede Kopie schließen, sobald sie voll ist.
• Ein Add-on zur Begrenzung von Auswahlmöglichkeiten aus dem Google Workspace Marketplace installieren, das eine Option ausblendet, sobald sie die festgelegte Zahl erreicht. Testen Sie es zuerst an einem Ersatzformular.

Die Google Forms Vorlage für die Helferliste anpassen

1. Ersetzen Sie die Beispielschichten durch Ihre eigenen Tage und Uhrzeiten, eine Option pro Schicht.
2. Benennen Sie die Aufgaben nach dem, was Ihre Veranstaltung wirklich braucht.
3. Planen Sie Ihre Erinnerungen. Google Forms verschickt keine, schreiben Sie den Helfern also selbst aus der Antworttabelle, ein oder zwei Tage vor ihrer Schicht.
4. Ersetzen Sie den Datenschutztext in eckigen Klammern durch Ihren eigenen Hinweis und einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.

Ein Google Formular für die Helfersuche nutzen

Lassen Sie „Auf 1 Antwort beschränken“ ausgeschaltet, es sei denn, alle Ihre Helfer nutzen ein Google-Konto, denn die Option verlangt von allen eine Anmeldung. Verknüpfen Sie das Formular im Tab Antworten mit Google Sheets: Jede Eintragung wird zu einer Zeile, die Sie nach Schicht oder Aufgabe filtern können, und dort sehen Sie, welche Schichten noch unterbesetzt sind. Wenn Leute ihre Schicht ändern können sollen, aktivieren Sie vor dem Teilen in den Einstellungen das Bearbeiten von Antworten.

Braucht die Veranstaltung auch Teilnehmende, kombinieren Sie die Liste mit dem Anmeldeformular für Veranstaltungen oder dem RSVP-Formular. Die übrigen Vorlagen finden Sie bei den Google Forms Vorlagen für Veranstaltungen, und die Anleitung zum Kopieren zeigt, wie Sie Ihre eigene bearbeitbare Kopie bekommen.