Slotly: Gönüllüler için Google Form Kayıt Listesi

Slotly, gönüllüler için hazırlanmış bir Google Form kayıt listesidir: kişiler iletişim bilgilerini bırakır, üstlenebilecekleri zaman dilimlerini işaretler ve istedikleri görevi seçer. Okul şenlikleri, yardım etkinlikleri, mahalle temizlikleri ve kulüplerin açık kapı günleri için uygundur. Formu önizleyin, ardından Drive'ınıza kopyalayıp örnek vardiyaları kendi tarih ve saatlerinizle değiştirin.

Zaman dilimli bir Google Form kayıt listesi

Form iki sayfadan oluşur. Bilgileriniz ad soyad ve e-posta (ikisi de zorunlu) ile son dakika değişiklikleri için isteğe bağlı bir telefon numarası ister. Zaman dilimlerinizi seçin sayfası, cumartesi ve pazar günlerine yayılan beş örnek vardiyayı onay kutuları olarak listeler, böylece bir kişi birkaç vardiya alabilir. Çoktan seçmeli bir soru hangi görevin uygun olduğunu sorar (kurulum, karşılama masası, yiyecek ve içecek, toplama ve temizlik veya nerede gerekirse), paragraf alanı da organizatörlerin bilmesi gereken her şeyi toplar. Formu gizlilik bölümü kapatır.

Her gönüllü yalnızca bir vardiya alacaksa zaman dilimi sorusunu onay kutularından çoktan seçmeliye çevirin. Uzun bir tarih listesinde açılır liste sayfayı kısa tutar.

Google Form kayıt listesi her zaman dilimini sınırlayabilir mi?

Hayır ve bunu bağlantıyı paylaşmadan önce bilmek daha iyidir. Google Formlar'da seçenek başına kontenjan yoktur: cumartesi sabah vardiyasına yeterince kişi yazıldığında, siz değiştirene kadar o seçenek listede kalır. Güncel düzenleyici formun tamamını belirli bir tarihte veya belirli sayıda yanıttan sonra kapatabilir, ancak bu sınır her zaman dilimi için değil, form için geçerlidir. Bunun üç pratik çözümü var:

• Yanıtları izleyin ve dolan bir zaman diliminin etiketine dolu olduğunu yazın ya da seçeneği silin.
• Her zaman dilimi için formun bir kopyasını oluşturun ve dolan kopyayı kapatın.
• Google Workspace Marketplace'ten, belirlediğiniz sayıya ulaşan seçeneği gizleyen bir seçim sınırlama eklentisi kurun. Önce yedek bir formda deneyin.

Google Form kayıt listesi şablonunu özelleştirme

1. Örnek zaman dilimlerini kendi gün ve saatlerinizle değiştirin, her vardiya için bir seçenek.
2. Görevleri etkinliğinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu işlere göre yeniden adlandırın.
3. Hatırlatmaları planlayın. Google Formlar hatırlatma göndermez, bu yüzden vardiyadan bir iki gün önce yanıt tablosunu kullanarak gönüllülere kendiniz e-posta atın.
4. Köşeli parantezli gizlilik metnini kendi bilgilendirme metninizle ve gizlilik politikanızın bağlantısıyla değiştirin.

Gönüllü kaydı için Google Form kullanmak

Tüm gönüllüleriniz Google hesabı kullanmıyorsa “1 yanıtla sınırla” seçeneğini kapalı bırakın, çünkü herkesin oturum açmasını gerektirir. Yanıtlar sekmesinden formu Google E-Tablolar'a bağlayın: her kayıt, zaman dilimine veya göreve göre filtreleyebileceğiniz bir satıra dönüşür ve hangi vardiyalarda hâlâ eksik olduğunu orada görürsünüz. Kişilerin zaman dilimini değiştirebilmesi gerekiyorsa paylaşmadan önce Ayarlar'da yanıt düzenlemeyi açın.

Etkinliğe katılımcı da gelecekse bu listeyi etkinlik kayıt formu veya LCV formu ile birlikte kullanın. Setin geri kalanı etkinlik Google Form şablonlarında, düzenlenebilir kopyanızı nasıl alacağınız ise kopyalama rehberinde anlatılıyor.