Slotly: lista zapisów wolontariuszy w Formularzach Google

Slotly to lista zapisów dla wolontariuszy w Formularzach Google: ludzie zostawiają dane kontaktowe, zaznaczają dyżury, które mogą wziąć, i wybierają zadanie, które im odpowiada. Sprawdzi się przy szkolnych festynach, wydarzeniach charytatywnych, sprzątaniu okolicy i dniach otwartych w klubach. Otwórz podgląd, a potem skopiuj formularz na swój Dysk i zamień przykładowe dyżury na własne dni i godziny.

Lista zapisów w Formularzach Google z wyborem terminów

Formularz ma dwie strony. Twoje dane to imię i nazwisko oraz e-mail (oba obowiązkowe) i opcjonalny numer telefonu na wypadek zmian w ostatniej chwili. Wybierz dyżury pokazuje pięć przykładowych dyżurów w sobotę i niedzielę jako pola wyboru, więc jedna osoba może wziąć kilka. Pytanie jednokrotnego wyboru dotyczy zadania (przygotowanie, punkt powitalny, jedzenie i napoje, sprzątanie lub tam, gdzie trzeba), a pole akapitu zbiera wszystko, o czym organizatorzy powinni wiedzieć. Formularz zamyka sekcja ochrony danych.

Jeśli każdy wolontariusz ma wziąć tylko jeden dyżur, zmień pytanie z pól wyboru na jednokrotny wybór. Przy długiej liście dat lista rozwijana skróci stronę.

Czy lista zapisów w Formularzu Google może ograniczyć liczbę osób na dyżur?

Nie, i lepiej wiedzieć o tym przed udostępnieniem linku. Formularze Google nie mają limitu dla pojedynczej opcji: gdy na sobotni poranny dyżur zgłosi się dość osób, ta opcja zostaje na liście, dopóki jej nie zmienisz. Obecny edytor potrafi zamknąć cały formularz w określonym dniu lub po określonej liczbie odpowiedzi, ale ten limit dotyczy formularza, a nie każdego dyżuru. W praktyce masz trzy wyjścia:

• Śledź odpowiedzi i dopisz do pełnego dyżuru, że jest już obsadzony, albo usuń tę opcję.
• Zrób osobną kopię formularza dla każdego dyżuru i zamykaj kolejne kopie, gdy się zapełnią.
• Zainstaluj z Google Workspace Marketplace dodatek ograniczający wybory, który ukrywa opcję po osiągnięciu ustawionej liczby. Najpierw przetestuj go na zapasowym formularzu.

Dostosowanie szablonu listy zapisów w Formularzach Google

1. Zamień przykładowe dyżury na własne dni i godziny, jedna opcja na dyżur.
2. Nazwij zadania tak, jak naprawdę wyglądają potrzeby twojego wydarzenia.
3. Zaplanuj przypomnienia. Formularze Google ich nie wysyłają, więc dzień lub dwa przed dyżurem napisz do wolontariuszy samodzielnie, korzystając z arkusza odpowiedzi.
4. Zastąp tekst w nawiasach kwadratowych w sekcji ochrony danych własną informacją i linkiem do polityki prywatności.

Zapisy wolontariuszy przez Formularz Google

Zostaw wyłączoną opcję „Ogranicz do 1 odpowiedzi”, chyba że wszyscy wolontariusze mają konta Google, bo wymaga ona logowania. Na karcie Odpowiedzi połącz formularz z Arkuszami Google: każde zgłoszenie staje się wierszem, który możesz filtrować według dyżuru lub zadania, i właśnie tam widać, gdzie wciąż brakuje ludzi. Jeśli wolontariusze mają móc zmienić dyżur, przed udostępnieniem włącz edycję odpowiedzi w Ustawieniach.

Gdy na wydarzenie przychodzą też uczestnicy, połącz listę z formularzem rejestracji na wydarzenie albo z formularzem potwierdzenia obecności. Pozostałe szablony są w szablonach Formularzy Google na wydarzenia, a poradnik kopiowania pokazuje, jak zrobić własną edytowalną kopię.