Eventra: szablon Formularzy Google do rejestracji na wydarzenie

Eventra to szablon Formularzy Google do rejestracji na konferencje, warsztaty, meetupy i dni szkoleniowe. Najpierw dane uczestnika, potem rodzaj biletu, forma udziału i sesje, na końcu kilka pytań organizacyjnych i sekcja ochrony danych. Otwórz podgląd, przejdź przez wszystkie trzy strony, a potem skopiuj formularz na swój Dysk i zamień przykładowe bilety i nazwy sesji na własne.

Rejestracja na konferencję lub warsztaty w Formularzach Google

Formularz rejestracyjny ma inne zadanie niż potwierdzenie obecności. Przy potwierdzeniu pytasz gościa, czy przyjdzie. Rejestracja zbiera to, czego potrzebujesz do obsługi każdego uczestnika: kim jest, jaki ma bilet, czy będzie na sali czy online i w których sesjach chce wziąć udział. Jeśli wystarczy ci odpowiedź tak lub nie i liczba osób, krótszy będzie formularz potwierdzenia obecności. Jeśli ludzie mają obsadzić dyżury lub zadania, a nie przyjść jako goście, sięgnij po listę zapisów wolontariuszy.

Jak zbudowany jest ten szablon formularza rejestracyjnego

Formularz ma trzy strony z paskiem postępu, więc nikt nie przewija jednej długiej listy pytań. Dane uczestnika to imię i nazwisko oraz e-mail (oba obowiązkowe), opcjonalny numer telefonu, firma i stanowisko. Rejestracja zawiera decyzje: obowiązkowy rodzaj biletu, obowiązkowy wybór między udziałem na miejscu a online, listę sesji z polami wyboru i skalę od 0 do 5 na liczbę osób towarzyszących. Preferencje obejmują menu (standardowe, wegetariańskie lub wegańskie), źródło informacji o wydarzeniu i otwarte pole na pytania. Nie ma tu rozgałęzień: każdy widzi wszystkie strony, dzięki czemu kolumny w arkuszu z odpowiedziami mają u wszystkich tę samą kolejność.

Pytanie o menu celowo kończy się na preferencji. Pytania o alergie i dietę mogą ujawniać informacje o zdrowiu, więc jeśli ich potrzebujesz, zbierz je osobno i z jasno podanym celem.

Dostosowanie szablonu Formularzy Google do rejestracji na wydarzenie

1. Zmień nazwę pliku i tytuł formularza, a w opisie wpisz datę, miejsce i godzinę rozpoczęcia.
2. Zamień cztery przykładowe rodzaje biletów i pięć przykładowych sesji na własne. Usuń opcję Online, jeśli wydarzenie odbywa się tylko na miejscu, i skasuj skalę osób towarzyszących, jeśli bilety są imienne.
3. Przy wydarzeniu otwartym lub lokalnym usuń pola Firma i Stanowisko, bo nic tam nie wnoszą.
4. Dopisz źródła informacji odpowiadające miejscom, w których faktycznie promujesz wydarzenie.
5. Zastąp tekst w nawiasach kwadratowych w sekcji ochrony danych informacją, kto zbiera dane i po co, oraz linkiem do swojej polityki prywatności.

Ustawienia formularza rejestracyjnego Google do sprawdzenia przed udostępnieniem

Formularze Google same nie wysyłają uczestnikom e-maili. Jeśli każda osoba ma dostać kopię swoich odpowiedzi, włącz zbieranie adresów e-mail na karcie Ustawienia i usuń pytanie o adres e-mail, żeby nikt nie wpisywał go dwa razy. Opcję „Ogranicz do 1 odpowiedzi” zostaw wyłączoną, chyba że wszyscy uczestnicy mają konto Google, bo wymusza ona logowanie.

Warto wcześniej znać dwa ograniczenia. Formularz Google nie przyjmuje płatności: przy płatnych biletach wyślij dane do przelewu e-mailem po rejestracji. Nie da się też ustawić limitu dla jednego rodzaju biletu ani jednej sesji. Obecny edytor potrafi zamknąć cały formularz w określonym dniu albo po określonej liczbie odpowiedzi, a pełną sesję trzeba usunąć ręcznie lub obsłużyć dodatkiem z Google Workspace Marketplace. Na karcie Odpowiedzi połącz formularz z Arkuszami Google, a dostaniesz jeden wiersz na uczestnika, gotowy do filtrowania według biletu lub sesji.

Więcej układów dla organizatorów znajdziesz w szablonach Formularzy Google na wydarzenia, a poradnik kopiowania opisuje zmianę nazwy, łączenie odpowiedzi i udostępnianie formularza.