Eventra: Template Google Form Pendaftaran Acara

Eventra adalah template Google Form pendaftaran acara untuk konferensi, lokakarya, meetup, dan hari pelatihan: data peserta lebih dulu, lalu jenis tiket, cara hadir, dan sesi, kemudian beberapa pertanyaan logistik dan bagian privasi. Lihat pratinjaunya untuk menelusuri ketiga halamannya, lalu salin ke Drive Anda dan ganti contoh tiket serta nama sesi dengan milik Anda.

Google Form pendaftaran untuk konferensi dan lokakarya

Formulir pendaftaran punya tugas yang berbeda dari RSVP. RSVP menanyakan kepada tamu apakah mereka akan datang. Formulir pendaftaran mengumpulkan apa yang Anda perlukan untuk mengurus setiap peserta: siapa mereka, tiket apa yang mereka pegang, apakah mereka hadir di tempat atau daring, dan sesi mana yang akan mereka ikuti. Jika Anda hanya butuh jawaban ya atau tidak dan jumlah orang, formulir RSVP lebih ringkas. Jika Anda butuh orang untuk mengisi giliran atau tugas, bukan untuk hadir, gunakan formulir pendaftaran relawan.

Susunan template Google Form pendaftaran ini

Formulir ini terbagi menjadi tiga halaman dengan bilah progres, sehingga tidak ada yang harus menggulir satu halaman panjang. Data peserta menanyakan nama dan email (keduanya wajib), nomor telepon opsional, perusahaan, dan jabatan. Pendaftaran berisi pilihan-pilihan penting: jenis tiket yang wajib diisi, pilihan wajib antara tatap muka atau daring, daftar kotak centang sesi, dan skala 0 sampai 5 untuk jumlah tamu. Preferensi mencakup menu (biasa, vegetarian, atau vegan), dari mana orang tersebut mengetahui acara, dan kotak isian bebas untuk pertanyaan. Tidak ada percabangan: setiap pendaftar melihat semua halaman, sehingga kolom di spreadsheet respons Anda tetap berurutan sama untuk semua orang.

Pertanyaan menu sengaja berhenti pada preferensi. Pertanyaan tentang alergi dan diet bisa mengungkap informasi kesehatan, jadi jika Anda memerlukannya, kumpulkan secara terpisah dengan alasan yang jelas.

Menyesuaikan template Google Form untuk pendaftaran acara

1. Ganti nama file dan judul formulir, lalu tulis tanggal, tempat, dan jam mulai di deskripsi.
2. Ganti empat contoh jenis tiket dan lima contoh sesi dengan milik Anda. Hapus Daring jika acaranya hanya tatap muka, dan hapus skala jumlah tamu jika tiketnya perorangan.
3. Hapus pertanyaan Perusahaan dan Jabatan untuk acara umum atau komunitas, karena tidak ada gunanya di sana.
4. Tambahkan pilihan sumber informasi yang sesuai dengan tempat Anda benar-benar mempromosikan acara.
5. Ganti teks privasi dalam tanda kurung siku dengan siapa yang mengumpulkan data dan untuk apa, serta tautan ke kebijakan privasi Anda.

Setelan pendaftaran Google Form yang perlu dicek sebelum dibagikan

Google Form tidak mengirim email ke peserta dengan sendirinya. Jika Anda ingin setiap orang menerima salinan jawabannya, aktifkan pengumpulan email di tab Setelan dan hapus pertanyaan Alamat email agar tidak ada yang mengetiknya dua kali. Biarkan "Batasi ke 1 respons" nonaktif kecuali semua peserta punya akun Google, karena setelan itu mewajibkan responden login.

Ada dua batasan yang sebaiknya diketahui sejak awal. Google Form tidak bisa menerima pembayaran: untuk tiket berbayar, kirim detail pembayaran lewat email setelah pendaftaran. Formulir juga tidak bisa membatasi kuota satu jenis tiket atau satu sesi. Editor saat ini bisa menutup seluruh formulir pada tanggal tertentu atau setelah sejumlah respons, tetapi sesi yang sudah penuh harus dihapus secara manual dari pilihan atau ditangani dengan add-on dari Marketplace. Tautkan formulir ke Google Spreadsheet dari tab Respons untuk mendapatkan satu baris per peserta, siap difilter berdasarkan tiket atau sesi.

Format lain untuk penyelenggara ada di template Google Form untuk acara, dan panduan menyalin menjelaskan cara mengganti nama, menautkan respons, dan membagikan formulir.