Eventra: plantilla de Google Forms para inscripción a eventos

Eventra es una plantilla de Google Forms para la inscripción a congresos, talleres, encuentros y jornadas de formación: primero los datos del asistente, después el tipo de entrada, la modalidad de asistencia y las sesiones, y por último unas preguntas de logística y una sección de privacidad. Ábrela en vista previa para recorrer las tres páginas, cópiala a tu Drive y cambia las entradas y las sesiones de ejemplo por las tuyas.

Inscripción a eventos con Google Forms para congresos y talleres

Un formulario de inscripción no cumple la misma función que una confirmación de asistencia. La confirmación pregunta a un invitado si va a venir; la inscripción recoge lo que necesitas para organizar a cada asistente: quién es, qué entrada tiene, si estará en la sala o conectado en línea y a qué sesiones piensa ir. Si solo te hace falta un sí o un no y el recuento de personas, el formulario de confirmación de asistencia es más corto. Si buscas gente que cubra turnos o tareas en lugar de asistir, usa la hoja de inscripción de voluntarios.

Cómo está organizada esta plantilla de formulario de inscripción

El formulario se reparte en tres páginas con barra de progreso, para que nadie se encuentre con un scroll interminable. Datos del asistente pide nombre y correo electrónico (los dos obligatorios), un teléfono opcional, la empresa y el cargo. Inscripción reúne las decisiones: el tipo de entrada y la modalidad presencial o en línea, ambos obligatorios, una lista de casillas con las sesiones y una escala de 0 a 5 para el número de acompañantes. Preferencias recoge el menú (estándar, vegetariano o vegano), cómo se enteró la persona del evento y un cuadro abierto para preguntas. No hay ramificaciones: todos los inscritos ven todas las páginas, así que la hoja de respuestas mantiene el mismo orden de columnas para todo el mundo.

La pregunta del menú se queda en una preferencia a propósito. Las preguntas sobre alergias o dietas pueden revelar información de salud, así que, si las necesitas, recógelas aparte y con un motivo claro.

Cómo adaptar la plantilla de Google Forms a tu evento

1. Cambia el nombre del archivo y el título del formulario, y escribe en la descripción la fecha, el lugar y la hora de inicio.
2. Sustituye los cuatro tipos de entrada y las cinco sesiones de ejemplo por los tuyos. Borra En línea si el evento es solo presencial, y elimina la escala de acompañantes si las entradas son personales.
3. Quita Empresa y Cargo en un evento abierto al público o vecinal, donde no aportan nada.
4. Añade como opciones de origen los canales donde de verdad promocionas el evento.
5. Sustituye el texto de privacidad entre corchetes por quién recoge los datos y para qué, junto con un enlace a tu política de privacidad.

Ajustes del formulario de inscripción que debes revisar antes de compartirlo

Google Forms no envía correos a los asistentes por su cuenta. Si quieres que cada persona reciba una copia de sus respuestas, activa la recopilación de direcciones de correo en la pestaña Configuración y borra la pregunta de correo electrónico para que nadie lo escriba dos veces. Deja desactivado "Limitar a 1 respuesta" salvo que todos los asistentes tengan cuenta de Google, porque obliga a iniciar sesión.

Conviene conocer dos límites de antemano. Un formulario de Google no cobra pagos: para entradas de pago, envía los datos de pago por correo después de la inscripción. Tampoco puede poner tope a un tipo de entrada o a una sesión concreta; el editor actual puede cerrar el formulario entero en una fecha o al llegar a un número de respuestas, y una sesión completa hay que quitarla a mano o gestionarla con un complemento del Marketplace. Vincula el formulario con Hojas de cálculo de Google desde la pestaña Respuestas y tendrás una fila por asistente, lista para filtrar por entrada o por sesión.

Encontrarás más modelos para organizadores en las plantillas de Google Forms para eventos, y la guía para copiar un formulario explica cómo renombrarlo, vincular las respuestas y compartirlo.