Eventra: Etkinlik Kaydı için Google Form Şablonu

Eventra; konferanslar, atölyeler, buluşmalar ve eğitim günleri için hazırlanmış bir Google Form etkinlik kayıt şablonudur. Önce katılımcı bilgileri, ardından bilet türü, katılım şekli ve oturumlar, en sonda birkaç organizasyon sorusu ve gizlilik bölümü gelir. Üç sayfayı gezmek için önizlemeyi açın, ardından formu Drive'ınıza kopyalayıp örnek biletleri ve oturum adlarını kendinizinkilerle değiştirin.

Konferans ve atölyeler için Google Form etkinlik kaydı

Kayıt formunun görevi LCV formundan farklıdır. LCV, davetliye gelip gelmeyeceğini sorar. Kayıt ise her katılımcıyı organize etmek için gerekenleri toplar: kim olduğu, hangi bilete sahip olduğu, salonda mı yoksa çevrim içi mi katılacağı ve hangi oturumlara girmeyi planladığı. Yalnızca evet/hayır yanıtına ve kişi sayısına ihtiyacınız varsa LCV formu daha kısadır. Katılımcı yerine vardiya veya görev üstlenecek kişiler arıyorsanız gönüllü kayıt formunu kullanın.

Bu Google Form kayıt şablonu nasıl düzenlenmiş

Form, ilerleme çubuğu olan üç sayfadan oluşur, böylece kimse tek bir uzun sayfayı kaydırmak zorunda kalmaz. Katılımcı bilgileri ad soyad ve e-posta (ikisi de zorunlu), isteğe bağlı telefon numarası, şirket ve unvanı sorar. Kayıt sayfasında kararlar yer alır: zorunlu bilet türü, yüz yüze veya çevrim içi katılım için zorunlu bir seçim, oturumlar için onay kutuları ve misafir sayısı için 0 ile 5 arasında bir ölçek. Tercihler sayfası menüyü (standart, vejetaryen veya vegan), kişinin etkinliği nereden duyduğunu ve sorular için açık bir alanı kapsar. Dallanma yoktur: herkes tüm sayfaları görür, bu da yanıt tablonuzdaki sütun sırasını herkes için aynı tutar.

Menü sorusu bilinçli olarak bir tercihte durur. Alerji ve beslenme soruları sağlık bilgisi ortaya çıkarabilir. Bunlara ihtiyacınız varsa ayrı olarak ve açık bir amaç belirterek toplayın.

Etkinlik kaydı için Google Form şablonunu özelleştirme

1. Dosyanın adını ve form başlığını değiştirin, açıklamaya tarihi, mekânı ve başlangıç saatini yazın.
2. Dört örnek bilet türünü ve beş örnek oturumu kendinizinkilerle değiştirin. Etkinlik yalnızca yüz yüzeyse Çevrim içi seçeneğini, biletler kişiye özelse misafir ölçeğini silin.
3. Herkese açık veya topluluk etkinliklerinde Şirket ve Unvan sorularını kaldırın, orada bir işe yaramazlar.
4. Kaynak seçeneklerine etkinliği gerçekten tanıttığınız kanalları ekleyin.
5. Gizlilik bölümündeki köşeli parantezli metni, verileri kimin ve neden topladığını anlatan bir metinle ve gizlilik politikanızın bağlantısıyla değiştirin.

Paylaşmadan önce kontrol edilecek Google Form kayıt ayarları

Google Formlar katılımcılara kendiliğinden e-posta göndermez. Her kişinin yanıtlarının bir kopyasını almasını istiyorsanız Ayarlar sekmesinde e-posta toplamayı açın ve kimse adresini iki kez yazmasın diye E-posta adresi sorusunu silin. Tüm katılımcıların Google hesabı yoksa “1 yanıtla sınırla” seçeneğini kapalı bırakın, çünkü bu ayar yanıtlayanları oturum açmaya zorlar.

Önceden bilinmesi gereken iki sınır var. Google Form ödeme almaz: ücretli biletlerde ödeme bilgilerini kayıttan sonra e-postayla gönderin. Tek bir bilet türü veya oturum için kontenjan da koyamaz. Güncel düzenleyici formun tamamını belirli bir tarihte veya belirli sayıda yanıttan sonra kapatabilir; dolan bir oturum elle kaldırılmalı ya da Marketplace'ten bir eklentiyle yönetilmelidir. Yanıtlar sekmesinden formu Google E-Tablolar'a bağlarsanız her katılımcı için bilet veya oturuma göre filtrelenebilecek bir satır elde edersiniz.

Organizatörler için başka düzenler etkinlik Google Form şablonlarında yer alıyor. Kopyalama rehberi ise formu yeniden adlandırmayı, yanıtları bağlamayı ve paylaşmayı anlatıyor.