Hourix : modèle Google Forms de feuille de temps

Hourix est un modèle Google Forms de feuille de temps pour les équipes qui saisissent leurs heures depuis un téléphone ou un navigateur plutôt que sur une fiche papier. Chaque réponse correspond à une journée de travail : qui a travaillé, à quelle date, de quelle heure à quelle heure, combien de temps a duré la pause, pour quel projet ou client et ce qui a été fait. Le formulaire ne cherche pas à remplacer un logiciel de paie. Il recueille des horaires bruts et propres, et la feuille de calcul que vous lui associez fait les additions.

Pour qui cette feuille de temps Google Forms est faite

Elle convient aux petites équipes, agences, prestataires et coordinateurs de bénévoles qui ont besoin d'un relevé quotidien des heures sans payer un logiciel de suivi du temps. Comme chaque réponse arrive sous forme de ligne, un responsable peut filtrer par personne, par projet ou par semaine. Si quelqu'un travaille sur plusieurs projets dans la même journée, il envoie une réponse par projet, ce qui garde la colonne projet propre. Un indépendant payé à l'heure peut aussi l'utiliser seul, en la remplissant chaque soir et en facturant à partir des totaux.

Comment le modèle de feuille de temps enregistre une journée

Tout tient sur une seule page, sans barre de progression, parce que le formulaire se remplit en moins d'une minute une fois qu'on le connaît. Les heures de début et de fin utilisent le type de question Heure, si bien que les répondants choisissent une heure au lieu de la taper dans des formats différents. Le champ de pause n'accepte que des nombres et demande 0 s'il n'y a pas eu de pause, ce qui évite que vos formules cassent sur un texte comme « une demi-heure ». La liste déroulante des projets contient trois options d'exemple, Projet A, Projet B et Interne ; remplacez-les d'abord par votre propre liste, car c'est la liste déroulante qui empêche « Acme » et « ACME SA » de devenir deux clients différents dans vos totaux. Indiquez ensuite le nom de votre entreprise dans le texte sur les données personnelles et décidez si la case facultative pour les actualités de l'équipe vous sert vraiment.

Totaliser les heures de votre feuille de temps Google Forms dans Sheets

Google Forms affiche des graphiques des réponses mais ne sait pas calculer les heures travaillées. Associez le formulaire à une feuille de calcul depuis l'onglet Réponses et ajoutez une colonne à côté des réponses. Si l'heure de début se trouve en colonne D, l'heure de fin en E et les minutes de pause en F, la formule =(E2-D2)*24-F2/60 donne les heures de la journée. Pour les services de nuit qui se terminent après minuit, utilisez plutôt =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60, sinon le résultat est négatif. Un tableau croisé dynamique sur cette colonne donne ensuite les heures par salarié, par projet ou par semaine. Si vous préférez une présentation hebdomadaire toute prête, notre site partenaire Sheetorial propose des modèles gratuits pour Google Sheets.

Avant de partager la feuille de temps Google Forms

• Laissez « Limiter à une réponse » désactivé. Chaque personne envoie une réponse par jour, et ce réglage obligerait aussi tout le monde à se connecter.
• Sur un compte Google Workspace, les formulaires sont limités par défaut à votre organisation. Gardez ce réglage si seuls les salariés le remplissent, et activez la collecte des adresses e-mail vérifiées pour pouvoir supprimer la question sur l'e-mail professionnel.
• Activez les notifications par e-mail pour les nouvelles réponses si quelqu'un valide les heures au fil de l'eau.
• Envoyez une réponse de test et vérifiez que les colonnes d'heures se calculent correctement avant la première vraie semaine.

D'autres formulaires pour le quotidien de l'entreprise se trouvent dans les modèles pour entreprise, dont le bon de commande et le formulaire de candidature. Pour copier celui-ci et l'associer à une feuille de calcul pas à pas, suivez comment copier un Google Form.