Modèles Google Forms pour événements

Les modèles pour événements couvrent les trois tâches que la plupart des hôtes et des organisateurs confient à un formulaire : savoir qui vient, inscrire les participants et pourvoir les créneaux des bénévoles. Chacun est un formulaire Google fonctionnel que vous pouvez prévisualiser, puis copier dans votre Drive et modifier, avec des dates, des menus et des types de billets d'exemple prêts à remplacer.

De quel formulaire Google pour événement avez-vous besoin ?

Choisissez selon la question à laquelle vous devez répondre. S'il s'agit de savoir qui vient, et avec combien de personnes, prenez le formulaire RSVP : une réponse oui, non ou je ne sais pas encore, et seuls les invités qui disent oui voient le nombre de personnes, les noms des accompagnants et le choix du menu. Si vous vendez ou attribuez des places et devez connaître le type de billet, les sessions et la présence sur place ou en ligne, prenez le formulaire d'inscription à un événement. Si vous avez besoin que des personnes s'engagent sur des créneaux ou des tâches, comme l'installation, l'accueil ou le rangement, prenez le formulaire d'inscription des bénévoles.

Exemples de formulaires Google pour événements dans cette catégorie

• Formulaire RSVP : nom, e-mail, présence, puis un embranchement pour le nombre de personnes (de une à six), les noms des accompagnants et un choix de menu viande, poisson ou végétarien, plus un mot pour les hôtes.
• Formulaire d'inscription à un événement : informations sur le participant, type de billet, mode de participation, sessions en cases à cocher, nombre d'invités, choix du menu et façon dont la personne a connu l'événement.
• Formulaire d'inscription des bénévoles : coordonnées, créneaux d'exemple en cases à cocher, rôle souhaité et un mot pour les organisateurs.

Aucun ne pose de question sur les allergies ou les régimes alimentaires, car ces réponses peuvent révéler des informations de santé. Un choix de menu suffit pour le traiteur dans la plupart des cas ; si vous avez vraiment besoin de plus, recueillez-le à part avec une finalité claire.

Paramètres Google Forms à vérifier avant de partager un formulaire d'événement

Google Forms n'a pas de limite intégrée au nombre de personnes qui peuvent choisir la même option ou le même créneau. Quand une session ou un créneau est complet, modifiez les choix ou arrêtez d'accepter les réponses, ou utilisez un module complémentaire de gestion des places du Google Workspace Marketplace. Un formulaire n'encaisse pas non plus de paiements : pour des billets payants, demandez le moyen de paiement souhaité et envoyez les modalités de paiement par e-mail. Pour que chaque inscrit reçoive une copie de confirmation, activez la collecte des adresses e-mail dans les paramètres afin que les répondants puissent recevoir une copie de leurs réponses.

Recueillir les avis sur un événement avec Google Forms

Après l'événement, un court formulaire d'avis est plus utile qu'un long : une note globale, une grille pour ce qui compte (lieu, contenu, organisation) et deux questions ouvertes sur ce qui a fonctionné et ce qu'il faut changer. Le questionnaire de satisfaction client a déjà cette forme et s'adapte à un événement en quelques modifications. D'autres modèles se trouvent dans les modèles de questionnaires, et le guide de copie explique comment placer n'importe quel modèle dans votre Drive.