Stundenzettel als Google Forms Vorlage, gratis

So funktioniert es: „Vorlage verwenden“ öffnet den Kopierbildschirm von Google. Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an, und das Formular wird in Ihr eigenes Drive kopiert, wo Sie jede Frage bearbeiten können. Hilfe beim Kopieren des Formulars?

Hourix ist eine Google Forms Vorlage für Stundenzettel, gedacht für Teams, die ihre Stunden per Handy oder Browser erfassen statt auf Papier. Jede Antwort ist ein Arbeitstag: wer gearbeitet hat, an welchem Datum, von wann bis wann, wie lang die Pause war, für welches Projekt oder welchen Kunden und was erledigt wurde. Das Formular will kein Lohnabrechnungssystem sein. Es erfasst saubere Rohzeiten, und die verknüpfte Tabelle rechnet zusammen.

Für wen sich dieser Stundenzettel in Google Forms eignet

Er passt zu kleinen Teams, Agenturen, Auftragnehmern und Ehrenamtskoordinatoren, die eine tägliche Stundenaufstellung brauchen, ohne für eine Zeiterfassungssoftware zu bezahlen. Da jede Antwort als Zeile ankommt, kann eine Führungskraft nach Person, Projekt oder Woche filtern. Wer an einem Tag an mehreren Projekten arbeitet, schickt eine Antwort pro Projekt, so bleibt die Projektspalte sauber. Auch Freiberufler mit Stundensatz können ihn allein nutzen, ihn am Ende jedes Tages ausfüllen und anhand der Summen abrechnen.

Wie die Google Forms Stundenzettel-Vorlage einen Tag erfasst

Alles steht auf einer Seite, ohne Fortschrittsanzeige, denn wer das Formular kennt, braucht weniger als eine Minute. Beginn und Ende verwenden den Fragetyp Uhrzeit, sodass die Befragten Uhrzeiten auswählen, statt sie in unterschiedlichen Formaten einzutippen. Das Pausenfeld akzeptiert nur Zahlen und verlangt eine 0, wenn es keine Pause gab. So scheitern Ihre Formeln nicht an Text wie „eine halbe Stunde“. Das Drop-down für das Projekt enthält drei Beispieloptionen, Projekt A, Projekt B und Intern. Ersetzen Sie sie zuerst durch Ihre eigene Liste, denn das Drop-down verhindert, dass „Acme“ und „ACME GmbH“ in Ihren Summen zu zwei Kunden werden. Tragen Sie dann den Namen Ihres Unternehmens in den Datenschutztext ein und entscheiden Sie, ob Sie das freiwillige Kästchen für Team-Neuigkeiten überhaupt brauchen.

Stunden aus dem Google Forms Stundenzettel in Sheets summieren

Google Forms zeigt Diagramme der Antworten, kann aber keine Arbeitsstunden berechnen. Verknüpfen Sie das Formular im Tab Antworten mit einer Tabelle und fügen Sie neben den Antworten eine Spalte hinzu. Steht der Beginn in Spalte D, das Ende in E und die Pausenminuten in F, liefert die Formel =(E2-D2)*24-F2/60 die Stunden für diesen Tag. Bei Nachtschichten, die nach Mitternacht enden, verwenden Sie stattdessen =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60, sonst wird das Ergebnis negativ. Eine Pivot-Tabelle über diese Spalte ergibt dann die Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt oder pro Woche. Wenn Sie lieber ein fertiges Wochenlayout möchten, bietet unsere Schwesterseite Sheetorial kostenlose Tabellenvorlagen für Google Sheets.

Bevor Sie den Google Forms Stundenzettel teilen

Lassen Sie „Auf 1 Antwort beschränken“ ausgeschaltet. Jede Person schickt eine Antwort pro Tag, und die Option würde außerdem alle zur Anmeldung zwingen.
Bei einem Google Workspace Konto sind Formulare standardmäßig auf Ihre Organisation beschränkt. Behalten Sie das bei, wenn nur Mitarbeitende ihn ausfüllen, und aktivieren Sie die Erfassung verifizierter E-Mail-Adressen, dann kann die Frage nach der geschäftlichen E-Mail-Adresse entfallen.
Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten, wenn jemand die Stunden laufend freigibt.
Senden Sie eine Testantwort ab und prüfen Sie vor der ersten echten Woche, ob die Zeitspalten richtig rechnen.

Weitere Formulare für den Arbeitsalltag finden Sie bei den Vorlagen für Unternehmen, darunter das Bestellformular und das Bewerbungsformular. Wie Sie diese Vorlage kopieren und Schritt für Schritt mit einer Tabelle verknüpfen, erklärt Google Formular kopieren.