Hourix: urenregistratie als Google Formulieren sjabloon

Hourix is een sjabloon voor urenregistratie in Google Formulieren, bedoeld voor teams die hun uren vanaf een telefoon of browser bijhouden in plaats van op een papieren urenstaat. Elke reactie is één werkdag: wie er werkte, op welke datum, van hoe laat tot hoe laat, hoe lang de pauze was, voor welk project of welke klant en wat er gedaan is. Het formulier probeert geen salarisadministratie te zijn. Het verzamelt nette ruwe tijden, en de spreadsheet die je eraan koppelt, telt op.

Voor wie deze urenregistratie in Google Formulieren werkt

Ze past bij kleine teams, bureaus, opdrachtnemers en coördinatoren van vrijwilligers die een dagelijks overzicht van uren nodig hebben zonder te betalen voor tijdregistratiesoftware. Omdat elk antwoord als rij binnenkomt, kan een leidinggevende filteren op persoon, project of week. Werken mensen op één dag aan meerdere projecten, dan sturen ze één reactie per project, zodat de projectkolom schoon blijft. Ook zzp'ers met een uurtarief kunnen haar alleen gebruiken: aan het eind van elke dag invullen en factureren op basis van de totalen.

Hoe het urenregistratiesjabloon voor Google Formulieren een dag vastlegt

Alles staat op één pagina, zonder voortgangsbalk, want wie het formulier kent, is in minder dan een minuut klaar. Begin- en eindtijd gebruiken het vraagtype Tijd, zodat respondenten uren kiezen in plaats van ze in verschillende notaties te typen. Het pauzeveld accepteert alleen getallen en vraagt om een 0 als er geen pauze was, zodat je formules niet vastlopen op tekst als 'een halfuur'. De drop-down voor het project bevat drie voorbeeldopties, Project A, Project B en Intern. Vervang die eerst door je eigen lijst, want een drop-down voorkomt dat 'Acme' en 'ACME BV' in je totalen twee klanten worden. Zet daarna de naam van je bedrijf in de privacytekst en bepaal of je het optionele selectievakje voor teamnieuws überhaupt nodig hebt.

Totaal aantal uren uit je urenregistratie in Google Spreadsheets

Google Formulieren toont grafieken van de antwoorden, maar kan geen gewerkte uren berekenen. Koppel het formulier vanaf het tabblad Reacties aan een spreadsheet en voeg een kolom toe naast de reacties. Staat de begintijd in kolom D, de eindtijd in E en de pauzeminuten in F, dan geeft de formule =(E2-D2)*24-F2/60 de uren voor die dag. Gebruik voor nachtdiensten die na middernacht eindigen =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60, anders wordt de uitkomst negatief. Een draaitabel op die kolom geeft vervolgens de uren per medewerker, per project of per week. Liever een kant-en-klaar weekoverzicht? Onze zustersite Sheetorial heeft gratis spreadsheetsjablonen voor Google Spreadsheets.

Voordat je de urenregistratie in Google Formulieren deelt

• Laat 'Beperken tot 1 reactie' uit staan. Iedereen stuurt een reactie per dag, en die instelling zou ook iedereen dwingen in te loggen.
• Op een Google Workspace-account zijn formulieren standaard beperkt tot je organisatie. Houd dat zo als alleen medewerkers het invullen, en zet het verzamelen van geverifieerde e-mailadressen aan, zodat de vraag naar het zakelijke e-mailadres weg kan.
• Zet e-mailmeldingen voor nieuwe reacties aan als iemand de uren goedkeurt zodra ze binnenkomen.
• Verstuur een testreactie en controleer vóór de eerste echte week of de tijdkolommen goed rekenen.

Meer formulieren voor de dagelijkse gang van zaken staan bij de zakelijke sjablonen, waaronder het bestelformulier en het sollicitatieformulier. Om dit formulier te kopiëren en stap voor stap aan een spreadsheet te koppelen, volg je een Google-formulier kopiëren.