Hourix: plantilla de Google Forms para el registro de horas

Hourix es una plantilla de Google Forms para equipos que registran sus horas desde el móvil o el navegador en lugar de una hoja de papel. Cada respuesta es una jornada: quién ha trabajado, en qué fecha, de qué hora a qué hora, cuánto ha durado la pausa, para qué proyecto o cliente y qué se ha hecho. El formulario no pretende ser un programa de nóminas. Recoge horas en bruto y limpias, y la hoja de cálculo que le vinculas se encarga de las sumas.

Para quién sirve este registro de horas en Google Forms

Encaja en equipos pequeños, agencias, autónomos que trabajan por encargo y coordinadores de voluntariado que necesitan un registro diario de horas sin pagar un programa de control horario. Como cada respuesta llega como una fila, un responsable puede filtrar por persona, por proyecto o por semana. Si alguien trabaja en varios proyectos el mismo día, envía una respuesta por proyecto y la columna de proyecto se mantiene limpia. Un profesional que factura por horas también puede usarlo solo, rellenándolo al final de cada día y facturando a partir de los totales.

Cómo registra una jornada esta plantilla de Google Forms

Todo cabe en una página, sin barra de progreso, porque el formulario se rellena en menos de un minuto cuando ya se conoce. La hora de entrada y la de salida usan el tipo de pregunta Hora, así que se eligen horas en lugar de escribirlas cada uno a su manera. El campo de la pausa solo admite números y pide un 0 si no hubo pausa, lo que evita que tus fórmulas fallen con textos como "media hora". El desplegable de proyectos trae tres opciones de ejemplo, Proyecto A, Proyecto B e Interno; sustitúyelas primero por tu propia lista, porque un desplegable es lo que impide que "Acme" y "ACME S.L." acaben siendo dos clientes en tus totales. Después pon el nombre de tu empresa en el texto de privacidad y decide si de verdad necesitas la casilla opcional de novedades del equipo.

Suma las horas del registro de Google Forms en Sheets

Google Forms muestra gráficos de las respuestas, pero no calcula horas trabajadas. Vincula el formulario a una hoja de cálculo desde la pestaña Respuestas y añade una columna junto a las respuestas. Si la hora de entrada cae en la columna D, la de salida en la E y los minutos de pausa en la F, la fórmula =(E2-D2)*24-F2/60 da las horas de ese día. Para turnos de noche que terminan después de medianoche, usa =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60 (con configuración regional de EE. UU. el separador es la coma), o el resultado saldrá negativo. Una tabla dinámica sobre esa columna te da las horas por empleado, por proyecto o por semana. Si prefieres un diseño semanal ya hecho, nuestro sitio hermano Sheetorial tiene plantillas gratuitas para Google Sheets.

Antes de compartir el registro de horas

• Deja desactivado "Limitar a 1 respuesta". Cada persona envía una respuesta al día, y ese ajuste obligaría además a todos a iniciar sesión.
• En una cuenta de Google Workspace, los formularios están restringidos a tu organización de forma predeterminada. Mantenlo así si solo lo rellena tu personal, y activa la recopilación de correos verificados para poder quitar la pregunta del correo del trabajo.
• Activa las notificaciones por correo de nuevas respuestas si alguien aprueba las horas a medida que llegan.
• Envía una respuesta de prueba y comprueba que las columnas de horas calculan bien antes de la primera semana real.

Tienes más formularios para el día a día en las plantillas para empresas, entre ellos el formulario de pedido y el formulario de solicitud de empleo. Para copiar este y vincularlo a una hoja paso a paso, sigue cómo copiar un formulario de Google.