Hourix: modelo Google Forms de registro de horas

Hourix é um modelo Google Forms de registro de horas para equipes que anotam a jornada pelo celular ou pelo navegador em vez de uma folha de papel. Cada resposta é um dia de trabalho: quem trabalhou, em que data, de que horas a que horas, quanto durou o intervalo, para qual projeto ou cliente e o que foi feito. O formulário não tenta ser um sistema de folha de pagamento. Ele coleta horários brutos e limpos, e a planilha vinculada a ele faz as somas.

Para quem serve este registro de horas no Google Forms

Ele atende equipes pequenas, agências, prestadores de serviço e coordenadores de voluntários que precisam de um registro diário de horas sem pagar por um software de controle de ponto. Como cada resposta chega como uma linha, um gestor pode filtrar por pessoa, por projeto ou por semana. Se alguém trabalha em vários projetos no mesmo dia, envia uma resposta por projeto, e a coluna de projeto continua limpa. Freelancers que cobram por hora também podem usá-lo sozinhos, preenchendo ao fim de cada dia e faturando a partir dos totais.

Como o modelo de registro de horas no Google Forms anota um dia

Tudo fica numa página, sem barra de progresso, porque o formulário leva menos de um minuto depois que a pessoa se acostuma. A hora de entrada e a de saída usam o tipo de pergunta Horário, então quem responde escolhe as horas em vez de digitá-las cada um num formato. O campo do intervalo só aceita números e pede 0 quando não houve intervalo, o que evita que suas fórmulas quebrem com textos como "meia hora". A lista suspensa de projetos vem com três opções de exemplo, Projeto A, Projeto B e Interno; troque-as primeiro pela sua própria lista, já que é a lista suspensa que impede que "Acme" e "ACME Ltda." virem dois clientes nos seus totais. Depois coloque o nome da sua empresa no texto de privacidade e decida se você precisa mesmo da caixa opcional de novidades da equipe.

Some as horas do registro do Google Forms no Sheets

O Google Forms mostra gráficos das respostas, mas não calcula horas trabalhadas. Vincule o formulário a uma planilha na guia Respostas e acrescente uma coluna ao lado das respostas. Se a hora de entrada cai na coluna D, a de saída na E e os minutos de intervalo na F, a fórmula =(E2-D2)*24-F2/60 dá as horas daquele dia. Para turnos noturnos que terminam depois da meia-noite, use =MOD(E2-D2;1)*24-F2/60 (em planilhas com configuração regional dos EUA o separador é a vírgula), senão o resultado sai negativo. Uma tabela dinâmica sobre essa coluna mostra as horas por funcionário, por projeto ou por semana. Se você prefere um layout semanal pronto, nosso site irmão Sheetorial tem modelos de planilha gratuitos para o Google Sheets.

Antes de compartilhar o registro de horas

• Deixe "Limitar a 1 resposta" desativado. Cada pessoa envia uma resposta por dia, e essa opção ainda obrigaria todo mundo a fazer login.
• Numa conta do Google Workspace, os formulários ficam restritos à sua organização por padrão. Mantenha assim se só a equipe preenche, e ative a coleta de e-mails verificados para poder retirar a pergunta de e-mail corporativo.
• Ative as notificações por e-mail de novas respostas se alguém aprova as horas à medida que chegam.
• Envie uma resposta de teste e confira se as colunas de horas calculam certo antes da primeira semana real.

Mais formulários para o dia a dia estão nos modelos para negócios, incluindo o formulário de pedido e o formulário de candidatura a emprego. Para copiar este e vinculá-lo a uma planilha passo a passo, siga como copiar um formulário do Google.