Sjablonen voor Google Formulieren voor evenementen

De evenementensjablonen dekken de drie taken die gastgevers en organisatoren het vaakst aan een formulier overlaten: uitzoeken wie er komt, deelnemers inschrijven en diensten voor vrijwilligers vullen. Elk sjabloon is een werkend Google-formulier dat je kunt bekijken, naar je Drive kopiëren en bewerken, met voorbeelddata, menu's en tickettypen die je alleen nog vervangt.

Welk Google-formulier voor je evenement heb je nodig?

Kies op basis van de vraag die je beantwoord wilt hebben. Is dat 'wie komt er, en met hoeveel personen?', gebruik dan het RSVP-formulier: een antwoord met ja, nee of weet ik nog niet, en alleen wie ja zegt, ziet de vragen over het aantal personen, de namen van de gasten en de menukeuze. Verkoop of verdeel je plaatsen en moet je het tickettype, de onderdelen en deelname op locatie of online weten, gebruik dan het inschrijfformulier voor evenementen. Moeten mensen zich vastleggen op tijdvakken of taken, zoals opbouw, de ontvangstbalie of opruimen, gebruik dan de inschrijflijst.

Voorbeelden van Google-formulieren voor evenementen in deze categorie

• RSVP-formulier: naam, e-mail, aanwezigheid, dan een vertakking naar het aantal personen (één tot zes), de namen van de gasten en een menukeuze tussen vlees, vis of vegetarisch, plus een bericht voor de gastgevers.
• Inschrijfformulier voor evenementen: gegevens van de deelnemer, tickettype, manier van deelnemen, selectievakjes voor de onderdelen, aantal gasten, menuvoorkeur en hoe de persoon over het evenement heeft gehoord.
• Inschrijflijst voor vrijwilligers: contactgegevens, voorbeelddiensten als selectievakjes, een voorkeurstaak en een opmerking voor de organisatie.

Geen van deze formulieren vraagt naar allergieën of dieetwensen, omdat die antwoorden iets over iemands gezondheid kunnen zeggen. Voor de catering volstaat in de meeste gevallen een menukeuze. Heb je echt meer nodig, verzamel dat dan apart en met een duidelijk doel.

Instellingen voor evenementen in Google Formulieren die je vóór het delen controleert

Google Formulieren heeft geen ingebouwde limiet voor hoeveel mensen dezelfde optie of hetzelfde tijdvak kunnen kiezen. Is een onderdeel of dienst vol, pas dan de keuzes aan of accepteer geen reacties meer, of zoek in de Google Workspace Marketplace naar een add-on voor capaciteitsbeheer. Een formulier neemt ook geen betalingen aan: vraag bij betaalde tickets naar de gewenste betaalmethode en stuur de betaalgegevens per e-mail. Wil je dat elke deelnemer een bevestiging krijgt, zet dan in de instellingen het verzamelen van e-mailadressen aan, zodat respondenten een kopie van hun antwoorden kunnen ontvangen.

Feedback op je evenement verzamelen met Google Formulieren

Na het evenement levert een kort feedbackformulier meer op dan een lang: een totaaloordeel, een raster voor de onderdelen die ertoe doen (locatie, inhoud, organisatie) en twee open vragen over wat goed ging en wat anders moet. De klanttevredenheidsenquête heeft die opbouw al en past zich met een paar wijzigingen aan een evenement aan. Meer enquêtes vind je bij de enquêtesjablonen, en de handleiding voor het kopiëren laat zien hoe je elk sjabloon in je Drive krijgt.