Replya: plantilla de Google Forms para confirmar asistencia

Replya es un formulario de Google para confirmar asistencia a una boda, una fiesta o cualquier evento en el que necesites saber quién viene y con cuántas personas. Los invitados responden sí, no o aún no lo sé, y solo quienes dicen que sí reciben las preguntas sobre sus acompañantes y el menú. Ábrelo en vista previa como lo vería un invitado, cópialo a tu Drive y edita cada pregunta.

Cómo se ramifica la confirmación en Google Forms según el sí, el no y el no lo sé

La primera página pide nombre, correo electrónico y la única pregunta que importa: "¿Vas a venir?". La respuesta decide el camino. Sí, allí estaré abre la página de acompañantes: el número de personas contando al invitado (un desplegable obligatorio de 1 a 6), los nombres de quienes vienen con él y la elección de menú de carne, pescado o vegetariano. No, no podré ir y Aún no lo sé saltan directamente a la última página, donde cualquiera puede pedir una canción o dejar un mensaje para los anfitriones. Todo el mundo termina en la sección de privacidad.

Así, quien no puede venir no tiene que pasar por preguntas que no le afectan, y las columnas de número de personas y menú de tu hoja de cálculo solo incluyen a quienes de verdad vienen. Vigila las respuestas "Aún no lo sé": no te han dado el número de personas, así que son a quienes conviene escribir antes de la fecha límite.

Usar la plantilla de confirmación de asistencia para una boda

Para confirmar asistencia a una boda con un formulario de Google, pon vuestros nombres en el título, escribe en la descripción la fecha, el lugar y el plazo para responder, y añade una imagen de cabecera desde el panel de tema. Muchas parejas quitan "Aún no lo sé" para que cada invitado dé una respuesta firme. Si necesitas contar a los niños por separado, como hacen algunos anfitriones para el catering o la distribución de mesas, divide el número de personas en dos desplegables: adultos y niños. La plantilla no incluye a propósito una pregunta sobre alergias, porque esas respuestas son datos de salud; si tu catering necesita esa información, recógela en un paso aparte y con una finalidad clara.

Personaliza la plantilla de confirmación antes de enviarla

• Pon como número máximo del desplegable el grupo más grande que invites. El ejemplo llega hasta 6.
• Reescribe las opciones de menú según lo que ofrezca el catering, o borra la pregunta si solo habrá bebida.
• Después de editar, abre el ajuste "después de la sección" de cada sección y comprueba que el Sí sigue llevando a la página de acompañantes.
• Sustituye el texto de privacidad entre corchetes por tu propio aviso. Mantén opcional la casilla de comunicaciones, o bórrala si no vas a enviar novedades.

Compartir tu formulario de confirmación y seguir las respuestas

Deja desactivado "Limitar a 1 respuesta": obliga a cada invitado a iniciar sesión en una cuenta de Google, y muchos familiares mayores no la tienen. Si quieres que los invitados puedan cambiar su respuesta más adelante, activa la edición de respuestas en la pestaña Configuración antes de compartirlo. Desde la pestaña Respuestas puedes activar las notificaciones por correo de nuevas respuestas y vincular el formulario con Hojas de cálculo de Google, donde la suma de la columna de número de personas te da el recuento para el catering.

Para eventos más grandes con entradas o sesiones, encaja mejor el formulario de inscripción a eventos. Las plantillas de Google Forms para eventos reúnen el conjunto completo, y la guía para copiar un formulario explica cómo llevar la confirmación a tu Drive.