Meetrix: Google Formulieren sjabloon voor oudergesprekken

Meetrix is een sjabloon voor Google Formulieren voor oudergesprekken, bedoeld voor scholen en leraren die ouders online een gesprek willen laten aanvragen in plaats van een briefje te laten inleveren. Ouders geven aan hoe ze het gesprek willen voeren, welke tijden hun uitkomen en waarover ze willen praten. Jij leest de aanvragen, kiest een tijd en bevestigt die per e-mail, zoals het bevestigingsbericht van het formulier belooft.

Een formulier voor oudergesprekken dat ouders online invullen

Het formulier is voor groepsleerkrachten, mentoren en schooladministraties die gespreksavonden organiseren. Omdat het in Google Formulieren draait, kunnen ouders vanaf hun telefoon antwoorden en komt elke aanvraag op één plek binnen. De eerste sectie vraagt naar de naam van de ouder of verzorger, een e-mailadres (met e-mailvalidatie, zodat een verkeerd geschreven adres vóór het versturen wordt opgemerkt), de voornaam van de leerling en de klas of groep. Het vraagt alleen naar de voornaam: geen achternaam, geen geboortedatum, niets meer dan je nodig hebt om het kind in je klassenlijst te herkennen.

Een oudergesprek aanvragen: zo is het formulier opgebouwd

De tweede sectie verzamelt de voorkeuren voor het gesprek. Ouders kiezen een vorm (op locatie, videogesprek of telefoongesprek), vinken alle tijden aan die hun passen en kunnen onderwerpen aanvinken zoals voortgang, huiswerk of gedrag in de klas. Een laatste open vraag laat ruimte voor alles wat je vooraf moet weten. Wie meerdere mogelijke tijden opgeeft in plaats van één, geeft je ruimte om een rooster te maken zonder heen en weer te mailen. De laatste sectie is de privacyverklaring, met een verplicht selectievakje om te bevestigen dat die is gelezen en een apart, optioneel selectievakje voor schoolnieuws.

Bewerkbaar formulier voor oudergesprekken: wat je eerst aanpast

• Tijden. De voorbeeldtijden (maandag 16.00–16.15 uur enzovoort) zijn plaatshouders. Vervang ze door je echte gesprekstijden.
• Klassen. Vervang Klas 1 tot Klas 6 in de drop-down door je eigen namen van klassen of groepen, of verwijder de vraag als het formulier alleen voor jouw klas is.
• Onderwerpen. Voeg de onderwerpen toe die ouders op jouw school meestal aankaarten.
• Privacytekst. Vervang de schoolnaam tussen vierkante haken en voeg een link naar je privacybeleid toe.

De handleiding voor het kopiëren van een Google-formulier behandelt de naam van de kopie wijzigen, reacties aan een spreadsheet koppelen en de link delen.

Tijden in een Google-formulier voor oudergesprekken

Google Formulieren haalt een tijd niet weg zodra iemand die heeft gekozen, en heeft geen ingebouwde limiet per optie. Daarom vraagt dit sjabloon naar gewenste tijden en laat het de definitieve keuze aan jou. Wil je dat ouders zelf één vaste tijd boeken, dan heb je drie mogelijkheden: de opties met de hand aanpassen als tijden vol raken, een add-on uit de Google Workspace Marketplace installeren die gekozen opties verbergt, of een planningstool gebruiken zoals afsprakenplanningen in Google Agenda. Voor open inschrijvingen waarbij mensen gewoon een dienst of tijdvak kiezen, past het inschrijflijstsjabloon beter.

Leerlinggegevens in een gratis sjabloon voor oudergesprekken in Google Formulieren

Aanvragen voor oudergesprekken gaan over kinderen, dus het formulier is bewust beperkt gehouden. Het vraagt niet naar cijfers, gezondheid of de thuissituatie: dat hoort in het gesprek, niet in een spreadsheet. Houd de open vraag optioneel en verwijder na de gespreksperiode de reacties die je niet meer nodig hebt. Meer formulieren voor de klas staan in de verzameling Google Formulieren voor leraren, waaronder de anonieme cursusevaluatie.